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業務アプリとは何か?

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さまざまなIT技術が開発されている現在、数多くの業務を効率化してくれる業務アプリケーションが注目されています。自社の抱えている課題をダイレクトに解決してくれる業務アプリケーションですが、そもそも業務アプリとは何か理解している方が多いと思います。 そこで今回は、業務アプリとは何か詳しくご紹介します。業務アプリに関して気になっている方はぜひ参考にしてください。

業務アプリとは

業務アプリとは、企業の業務(従業員管理・給与計算・製造工程の管理など)をコンピュータにデータ入力して半自動的に処理を行うシステムのことを指します。 従業員の勤怠管理をExcelで行っている企業があると思いますが、業務アプリを導入することでセキュリティ対策やデータの参照が簡単に行える魅力があります。 業務アプリは企業に合わせて個人開発を行う場合もありますが、もとからパッケージとして提供されるものもあり、用途や目的に適したシステムを導入することが可能です。

業務アプリの種類とは

業務アプリといってもいくつか種類に分けることができます。一般的に知られている従業員管理システムだけでなく、社内SNSなどさまざまな種類があるので以下でご紹介します。  

種類

用途・機能

販売管理システム

自社で販売している商品やサービス・アプリケーションの名前な商品コード、価格や素材など詳細情報を管理するシステム。

生産管理システム

工場などの製造業で扱う部品の素材や原価などを管理するシステム。商品の製造個数や納期などのスケジュール管理も行える。

受注管理システム

顧客から商品が購入された時や発注された時に、取り扱う個数や料金などを計算・管理するシステム。出荷状況を確認できる業務アプリも提供されている。

在庫管理システム

商品の在庫個数や在庫切れが近い商品の管理できるシステム。

人事給与システム

人事の方が行う業務「従業員情報の管理」や「従業員の給与計算」をデータ入力だけで処理してくれるシステム。各従業員に個人的にデータ入力してもらえる機能もある。

財務・会計システム

決算書や損益計算書、確定申告などの財務管理を行えるシステム。

情報系システム

社内のメッセージやり取りを効率化する機能や社内SNSの管理などを行うシステム。

  企業によっては業務アプリを1つだけ導入する場所や複数の業務アプリを導入する場所があると思います。 注意点としては、求めているもの以上の機能が備わった業務アプリを導入すると効果的に使いこなすことが難しいことです。そのため、自社に適した業務アプリを導入することが大切です。

販売管理システム

販売管理システムは自社が扱っている商品やサービスの販売全体に関する管理を効率化するシステムです。イメージしやすいものでは、レジで使われているPOSシステムがあります。レジで読み取った商品のコードや情報を瞬時にデータベースに送信し、商品情報を管理することができます。手動でデータ入力をする必要がなくなり、入力ミスや抜け・漏れなど人為的なミスを減らすことが可能です。 その他には、案件ごとの料金見積もりや請求書の作成、仕入れ情報の一括管理をすることができます。営業で得た情報を管理部門でも共有しながら販売業務を進めることができるので、請求漏れや未送付などのミスを少なくすることが可能です。 収集した顧客データから販売予測を立てたり受注の計画を立てることができる点も販売管理システムを導入する魅力となります。

生産管理システム

生産管理システムは自社が製造している商品の資材や材料の購入、生産工程の管理をすることができるシステムです。売れ行きや販売数の傾向から、ある程度の予測計算をして資材の発注をしてくれます。「〇〇の商品が残り100個になったら発注する」など自動発注できる機能もあるので、特に人材不足の店舗では役に立つシステムでしょう。 また、各商品を全体管理することができるので「どの商品が売れているのか」「どの商品の売れ行きが悪いのか」直感的に把握することが可能です。

受注管理システム

受注管理システムは商品やサービスの受注に関する業務を管理できるシステムです。ユーザーから商品の購入アクションがあった時、その手続きと受注確定報告を通知してくれる機能があります。受注から発送の期間を正確に管理できるだけでなく、メールの送信や在庫数の調整など多岐にわたる業務をスムーズに行えるため、管理コストを大幅に削減することが可能です。

在庫管理システム

在庫管理システムは名前の通り在庫の管理を行えるシステムです。取り扱っている商品の在庫数を随時更新することで、在庫切れや余剰在庫を防ぐことができます。 在庫の有無は事業の売上に大きく関わるため、多くの人材を投与して管理することが一般的でしたが、在庫管理システムの導入により管理コストを大きく削減することが可能になります。

人事給与システム

人事給与システムは従業員の給与計算を簡単に行えるシステムです。各従業員の勤怠データを一括管理できるため、残業が多い従業員に対して勤務日数の調整を行うなど、クリーンな職場環境を整えることができます。 また、最近の人事給与システムでは各従業員にデータ入力をしてもらえる機能があり、記入漏れや入力ミスを減らすだけでなく、人事の負担を少なくすることが可能です。

財務・会計システム

財務・会計システムは事業で得た売り上げや経費を管理できるシステムです。損益計算書や貸借対照表の作成を自動で行えるため、経理の業務負担をかなり減らすことが可能です。入力したデータを活用し、財務状況の分析や予測をすることもできます。

情報系システム

情報系システムは、従業員が快適にコミュニケーションを行えるサポートをするシステムです。ガントチャートや社内SNSと呼ばれるものが多く、社員の業務管理や連絡をスムーズに行える環境を整えます。 各社員が行うべき業務を直感的に把握でき、プロジェクトの進行でトラブルが起きないよう管理することができます。

まとめ

この記事では業務アプリについて詳しくご紹介しました。企業が抱えている課題を解決できる業務アプリですが、「従業員管理」や「販売管理」などさまざまな種類があります。 自社が解決したい課題点を明らかにすることで、どの業務アプリを導入すべきか判断することができます。ぜひ業務アプリを導入して業務の効率化を実現しましょう。

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WRITTEN BY

ice

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