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業務フローの課題を解決するペーパーレス化とは?

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近年は人材不足が深刻化しており、業務フローの見直しや業務効率化の取り組みなど、さまざまな課題に対して対策を講じる企業が増えています。その中でも特に進められている施策がペーパーレス化です。 この記事では、ペーパーレス化が進められている背景から改善策、実施するメリットなど詳しく解説します。 業務フローの見直しを始めた企業はぜひ参考にしてください。

ペーパーレス化とは

そもそもペーパーレス化とは、企業で扱っている紙の書類を電子化することで、資源の削減やコストカットを実現する施策です。 従来はWordやGoogleドキュメントを活用するペーパーレス化が一般的でしたが、最近はペーパーレス化に特化したITツールの提供が増えており、専門的な知識を必要とせず利用できます。 また、ペーパーレス化はビジネスシーンだけでなく、幅広い分野で進められており、電子書籍やICカード、モバイルメディアなどさまざまです。 ペーパーレス化を実施することで、契約書の簡略化や稟議書の単純化など、数多くのメリットがあり、多くの企業で導入が進んでいます。

ペーパーレス化を実施するメリット

企業でペーパーレス化を実施するメリットは以下の通りです。

業務効率化の実現ができる

一番のメリットは、業務の効率化でしょう。 ペーパーレス化によって、社内の資料を電子データに変えることができます。 つまり、クラウド上に保存しておけば、場所の制限なくデータにアクセスすることが可能になり、必要なデータを直ぐに参照できるなど、業務効率化につながるのです。

部署・チーム間の連携が強化される

資料を電子化することで、部署間・チーム間での共有が簡単になります。 メールや社内チャットで、ファイルの保存先URLを送るだけで資料の共有ができるため、組織を超えた連携が強化されるでしょう。 今までは担当の社員に連絡をして確認する手間がありましたが、ペーパーレス化に取り組むことで、これらの作業を減らすことが可能です。

印刷コストを削減できる

ペーパーレス化にすることで、紙の資源や印刷コストを削減することができます。 オフィスに保管する資料も減るため、デスク周りの整理整頓がしやすく、業務に対するモチベーション向上にも繋がりやすいです。

セキュリティ対策が行える

紙の資源を減らすことで、資料の紛失リスクを少なくすることができます。 出先で資料を紛失する、デスクに置いていた資料を見失うなど、人為的な情報漏洩を防ぐ点でもペーパーレス化は有効です。 電子データで扱う場合、機密情報にパスワードをかけたりアクセス制限を設けるなど、徹底したセキュリティ対策を行うことができます。

ペーパーレス化が求められている背景

ペーパーレス化が求められている背景には、「SDGsの推進」と「形骸化した業務フローの改善」の2点があります。

SDGsの推進

SDGs(Sustainable Development Goals)とは、「持続可能な開発目標」の略称で、環境や健康、貧困などを解決するための国際目標です。 従来の企業では、紙を使った資料作成や管理が一般的でしたが、近年は森林の減少など、環境への負担を問題視する流れがあります。 環境への負担を減らすためにも、ペーパーレス化が必要となっており、多くの企業で取り組みが進んでいます。

形骸化した業務フローの改善

新規事業や新しい施策の導入などで必要になってくる稟議書ですが、直属の上司から部長に、さらに上の役職に稟議を通す…など、手間も多く、そのほとんどは形骸化しています。 また、ひとり一人に書類を運ぶだけでも時間がかかり、承認を待つ時間など効率が悪いです。 これらの課題を解決する方法として、ペーパーレス化が求められています。

ペーパーレス化を導入する手順

ペーパーレス化を実際に企業に導入するなら、以下の手順で進めましょう。 1.目的の設定 2.従業員の理解を得る 3.徐々に業務に取り入れていく まずは目的の設定を行います。最終的に目指すゴールが「コストの削減」なのか「業務効率化」なのか、またはその両方か明確にしましょう。 目的を明確にすることで、具体的な施策を検討することが可能です。 たとえば、業務効率化の場合は、ペーパーレス化とともに業務のフローを変えていく必要があるでしょう。 「連絡は基本ツールを使って通知する」「確認が完了したらXフォルダーに資料を保存する」といった具合にマニュアル化を行うのも効果的です。 目的の設定ができたら、次は従業員の理解を得るようにします。 ペーパーレス化を行うなら、ツールの使い方や業務フローで変更があった部分の教育など、スムーズに導入できるサポートを行います。 最後は、実際に現場にペーパーレス施策を導入し、運用具合を確認します。 業務の中でトラブルは起きていないか、起きた場合はどう対処したのか、フィードバッグを集めることで、少しずつ現場に馴染んでいくでしょう。 安定するまで実施と改善が必要です。求めた効果が得られるまで継続して取り組むようにしましょう。

業務フローの課題を解決するペーパーレス施策

この記事では、業務フローの課題を解決するペーパーレスについて解説しました。 電子データにすることで資料の共有がしやすくなる点や、紙の資源を減らすことで印刷代の削減、デスク周りの整理など数多くのメリットがあるペーパーレス化は、多くの企業で導入が進んでいます。 今はペーパーレス化を支援するサービスが豊富なので、気になる方は調べてみましょう。トライアルで利用できる製品もあるので、自社に適したツールを見つけることができます。

WRITTEN BY

ice

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