ビジネスにおいて情報は生命線です。

生成AIやビッグデータなど、今後はますます多くの情報を取り扱うことが予想されています。

データを有効活用すればビジネスチャンスが広がる一方、デジタル音痴の人にとっては扱いが難しかったり、また、そうでない人にとってもデータの管理や運用の面においては注意しなければいけないことが多く、利便性だけでなく様々な課題が待ち受けています。

情報を扱うには便利なだけでは受け入れられず、使い勝手の良さも必要です。

今回紹介するNotionはそれらの課題解決を図るためのキーになるであろうツールです。

Notionとは何か、どのような特徴があり、どのように使うのかをわかりやすく解説します。

Notionとは

Notionとは、タスク管理、ノート取り、データベースの管理、プロジェクト管理など多目的に使用できるプロダクティビティツールです。

このアプリケーションは、個人のユーザーから企業まで幅広いユーザーに利用されています。

Notionを使えば、日々のタスクリストの作成や、議事録などを記載したメモの作成などが容易に可能です。

また、Notionはあらゆる種類の情報を整理、保管し、検索や追跡をするのにも役立ちます。

様々な形式で情報を表示できるので、自分にとって最も理解しやすい方法でデータを管理可能です。

一つのプラットフォームで複数のデータを管理することで、情報の整理や紐づけを容易におこなうことができるため、Notionを使うことで生産性の向上につながる運用が期待できます。

Notionの特徴

Notionは現代のワークフローと生活スタイルにマッチする多機能プラットフォームです。

このアプリケーションは柔軟なカスタマイズ性を可能とし、ユーザーが自分のニーズに合わせて使い方を調整できるように設計されています。

ユーザーはテキストや画像、リスト、表、カレンダーなど、様々な種類のコンテンツを自由に組み合わせることで、個人によるデータ活用から企業のプロジェクト管理まで、あらゆる情報を一元的に管理することが可能です。

より具体的に説明すると、Notionには以下に解説するような特徴を兼ね備えています。

柔軟なカスタマイズ性

Notionはカスタマイズ性に優れており、ユーザーの好みに応じて多種多様な機能や操作性を兼ね備えています。

これにより、個人の利用者から大規模な企業まで、幅広いユーザー層に対応しているのが大きな特徴です。

ユーザーは自分の作業スタイルやチームのニーズに合わせることでNotionをカスタマイズして最適化を図ることができます。

情報の蓄積

Notionはデータベース機能を備えており、情報の整理と追跡を容易におこなえます。

ユーザーはテーブルやカンバンボード、カレンダーやリストなど、目的に応じて異なるビューを選択できます。

これにより、タスクの管理、イベントの計画、プロジェクトの進捗確認など、様々な活動を効率的におこなうことが可能になります。

共同作業と同時編集

Notionは共同作業や同時編集をおこなえることも大きな特徴の一つです。

リアルタイムでのドキュメント共有と編集が可能であり、チームメンバー間でのコミュニケーションとフィードバックがスムーズに実行できます。

また、待機時間をなくすことができるため、生産性の向上にも役立つという側面があります。

これらの機能により、チームプロジェクトの進行状況を容易に把握することができ、共同作業の促進につながります。

多機能性

Notionはユーザーが迅速に作業を開始できるように、多数のテンプレートを提供しています。

これらのテンプレートは、ノートの作成、タスク管理、プロジェクト計画など、様々な用途に対応しており、ユーザーはこれらを基に自分だけのカスタマイズされたワークスペースを構築できます。

このように、Notionは独自の柔軟性、データベース機能、共同編集機能、豊富なテンプレートを用意することで、情報の整理と管理、チームワークの強化を支援してくれる非常に便利なツールです。

Notionの主な機能

Notionには便利な特徴を多く備えていることを解説しましたが、具体的な機能をさらに掘り下げて解説したいと思います。

ドキュメント作成

Notionではテキスト、見出し、リスト、画像、リンクなどのあらゆる情報を必要に応じて自由に追加、編集できます。

例えば、会議でノートを取りたいという場合、見出しのブロックで大きなトピックを示したり、テキストブロックで詳細なメモを取り、必要に応じて画像やリンクを追加するなど、カスタマイズ性の高いドキュメントの作成が容易に可能です。

タスク管理

Notionのデータベース機能を利用することで、タスクのリスト作成やスケジュール管理など、情報の整理と管理が容易に可能です。

タスクは様々な形式で表示できます。

例えば、タスク管理にはカンバンボード形式といわれるタスク可視化の手法を用いることで、タスクを「未着手」「進行中」「完了」などのカテゴリーに分けての追跡が可能です。

また、カンバンボード形式以外にもタスク管理の手法を選択することができるため、ユーザー好みに応じた運用方法によりタスクを管理することができます。

スケジュール管理

Notionはスケジュール管理が容易にできることも特徴の一つです。

カレンダー機能を要していることから、個人の業務スケジュールの管理から企業におけるプロジェクトのマイルストーンなど、業務管理ツールとしての役割も果たすことができます。

テンプレート作成

テンプレート機能もNotionの重要な要素です。

既存のテンプレートを利用することで、ユーザーは迅速にプロジェクトを開始できます。

これらのテンプレートは、先に解説したようなタスク管理、プロジェクト計画の管理など、色々な目的に合わせて設計されています。

新たなカスタマイズを加える必要はなく、誰でも簡単に利用が可能です。

NotionAI

NotionAIとは、Notionが提供するAI機能の一つで、ユーザーの作業効率を向上させることを目的としたものです。

このAI機能は、文書作成、情報の整理や検索など、ユーザーの様々な作業をサポートすることで、Notion内での作業をよりスムーズかつ効率的におこなうためのツールとして設計されています。

NotionAIを利用することで、『文章の生成と編集』『情報の整理』『要約の作成』といった作業が可能になります。

文章の生成と編集は、ユーザーが入力したキーワードやフレーズを基に、関連する内容の文章を自動生成したり、既存の文書を改善する提案をおこなったりします。

情報の整理とは、言葉の通り大量の情報やメモを効率的に整理し、関連する内容をグループ化することで、情報の検索性とアクセス性を向上させます。

要約の作成とは、長い文書や記事の要点を抽出し、短い要約を作成することで、ユーザーの情報の取得を手助けしてくれます。

最近ではChatGPTなどの生成AIが普及していますが、NotionAIもそれらと同様の機能を兼ね備えたサービスです。

Notionは元々が便利なツールですが、NotionAIを使うことで更に利便性を高める効果があります。

Notionの使い方

ここまで解説してきたNotionですが、ここからはNotionを実際にどうやって使えばいいのかを解説していきます。

アカウントの作成

Notionを使うには、まず始めにアカウントを作成しなければなりません。

Notionのウェブサイトにアクセスしてください。

Notionの公式ウェブサイトに行き、「Sign up」をクリックすることでアカウントを作成します。

その際、メールアドレスの入力が求められますので準備をしておくといいでしょう。

次は初期設定です。

アカウントの作成後、基本的なプロファイル情報を入力し、使用目的（個人用、チーム用など）を選択します。

Notionはこれらの情報をもとに、初期のセットアップをおこなってくれます。

Notionはカスタマイズが可能なため、使用するにつれて自分やチームのニーズに合わせてカスタマイズしていくことが推奨されます。

テンプレートを使用して迅速にページを設定したり、独自のテンプレートを作成して繰り返し使用することも可能です。

新規ページの作成

アカウントの作成、および初期設定を済ませた後は、実際に業務で使用する新規ページの作成手順に進みます。

Notionの中心となるのはページの作成です。

新しいページを作ることで、ノート、データベース、タスクリストなど、あらゆるものを作成できます。

ページを作成したら、そこから内容を充実させていきます。

テキスト、見出し、リスト、画像、埋め込みコンテンツなど、多様なブロックが用意されており、これらを組み合わせることで情報を効果的に整理できます。

実際の手順ですが、ページの作成はNotionのメイン画面で「Add a page」をクリックするか、既存のワークスペース内で右クリックをして「New Page」を選択することで可能です。

ページのカスタマイズをしたい時は、 ページタイトルを入力することでアイコンやカバー画像を設定できます。

基本情報の設定

Notionにはデータベースとしての機能もあるため、データベースを追加する設定も必要です。

データベースを追加するには、デフォルトで備えている数種類のタイプの中から好みのものを選択します。

データベースのカスタマイズをしたい場合は、データベース内で必要な情報を設定できます。

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今回は、Notionというツールについて解説してきました。

既存のクラウドサービスを利用することで、業務効率は激的に良くなる事があります。

一方で、自社のやり方や文化に馴染まないツールを導入してしまうと、管理が煩雑になりつつも、利用ユーザーとそうでないユーザーが混ざった結果、情報が集積されない事もあります。

そのため、ツールの導入をする上では
「自社に合っているツールか」
が最も重要になります。

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