取引先ファイル共有の前に、権限と監査の境界を決める。

取引先が増えるほど、ファイル共有は『保管』だけでは足りない

対象となった事業者様は、契約書、見積書、納品物などを複数の取引先とやり取りしていました。メールや個別ストレージに文書が分かれると、最新版の所在、閲覧範囲、操作履歴を一つの基準で管理できません。

開発前に整理したのは、保管場所だけではありません。取引先単位のテナント境界、管理者・マネージャー・社員の操作範囲、監査ログに残す操作、検索に使う分類軸を同時に設計する必要がありました。

AMELAが担当した範囲と設計判断

AMELAは、文書管理プラットフォームの新規構築に参画しました。公開用ケース資料で確認できる構成は、フロントエンドがVue.jsとElement UI、バックエンドがLaravelとPHP、データベースがMySQL、ファイル保管がAWS S3、認証処理がPassport（OAuth）です。

設計では、登録・検索、企業と取引先を分けるテナント境界、管理者・マネージャー・社員のロール管理、文書操作を記録する監査ログ、取引先別の集計画面を一つの業務フローとして接続しました。

読者が使える実践ツール

開発会社に画面案を依頼する前に、操作ごとの権限を一枚にまとめます。次は記入例であり、DocBridgeの実際の設定値ではありません。

• 文書の閲覧：管理者＝自社テナント全体／マネージャー＝担当取引先／社員＝割り当てられたフォルダ
• アップロード：管理者＝可／マネージャー＝担当取引先のみ可／社員＝指定フォルダのみ可
• ダウンロード：各ロールとも閲覧可能な文書に限定し、機密区分による例外を別途定義
• 削除：管理者＝可／マネージャー＝承認後に可／社員＝不可
• 権限変更：管理者のみ可
• 監査ログ閲覧：管理者＝全体／マネージャー＝担当範囲／社員＝不可

この記入例を自社向けに変えるときは、各操作に『対象』『条件』『承認者』『ログ項目』『保持期間』を加えます。特に削除、外部共有、権限変更は、通常操作と例外処理を分けて受入条件にしてください。